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Capítulo 13 Sugerencias para usar CallPilot
Grabe sus saludos y mensajes con claridad. Para obtener una grabación de mejor calidad, hable
directamente en el auricular. No use la función Manos libres. Recuerde, debe hablar con claridad,
con una voz agradable y a una velocidad que permita entender bien. No hable con un volumen
demasiado bajo ni alto, ni alargue demasiado el saludo o el mensaje. Una vez que haya grabado un
saludo o un mensaje, escúchelo. Verifique que el mensaje suene como usted lo desea antes de
aceptarlo.
No olvide utilizar las funciones Copiar y Responder. Puede usar CallPilot para enviar copias de
mensajes a otros casilleros y responder los mensajes con un mensaje personal. Al enviar copias de
mensajes a otras personas asegúrese de que su introducción tenga la siguiente información:
•
los motivos por los que está enviando una copia del mensaje
•
si la copia es solamente para uso informativo
•
si el mensaje va dirigido a la persona indicada
•
quién es la persona responsable del mensaje
Utilice listas de grupo para hacer copias múltiples de los mensajes. Si envía con frecuencia el
mismo mensaje a una gran cantidad de personas, solicite al administrador del sistema que cree una
lista de grupo para usted. La lista le permitirá enviar el mismo mensaje a todos los casilleros
contenidos en ella.
Fomente el uso de CallPilot. A veces es difícil deshacerse de viejos hábitos y a algunas personas
les cuesta aceptar o probar nuevas tecnologías. Utilice su casillero personal y otras funciones de
CallPilot y anime a sus colegas y a las personas que llaman a utilizarlo.
Informe de los problemas de forma inmediata. Si tiene problemas con CallPilot, comuníquelo al
administrador del sistema lo más pronto posible.
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