Toshiba e-STUDIO2000AC Guía De Archivado Electrónico
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Resumen de contenidos para Toshiba e-STUDIO2000AC

  • Página 1 SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES EN COLOR / SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES Guía de Archivado Electrónico...
  • Página 2 ©2016, 2017 TOSHIBA TEC CORPORATION Reservados todos los derechos Según especifican las leyes de propiedad intelectual, no se podrá reproducir este manual bajo ninguna forma sin la debida autorización previa y por escrito de TTEC.

  • Página 3: Prefacio

    Prefacio Gracias por adquirir el Sistema digital multifuncional o Sistema digital multifuncional en color TOSHIBA. En este manual se describe cómo usar las funciones de archivos electrónicos (e-Filing) de este equipo. Lea este manual antes de usar las funciones. Cuando para la impresión se utiliza el tóner azul borrable de e-STUDIO5008LP Series, solo se puede utilizar papel normal y papel reciclado de tamaño estándar (64 - 80 g/m...

  • Página 4: Abreviaturas Y Abreviaciones Usadas En Este Manual

     Abreviaturas y abreviaciones usadas en este manual En este manual, se utiliza el término "alimentador automático de documentos" (ADF) para hacer referencia a "alimentador de documentos de escaneado doble" (DSDF) y a "alimentador automático de documentos inverso" (RADF) en conjunto. ...

  • Página 5: Tabla De Contenido

    ÍNDICE Prefacio..............................3 Cómo leer este manual ............................... 3 Capítulo 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing) Características de archivos electrónicos (e-Filing) ................... 8 Funciones de archivos electrónicos (e-Filing)..................10 Funciones que se pueden realizar con este equipo ....................10 Funciones que se pueden realizar con un PC cliente....................
  • Página 6 Visualización de las propiedades de documentos y páginas .................. 76 Copia de páginas de un documento a otro ......................77 Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta ................82 Eliminación de páginas de un documento ....................... 85 Introducción de una página en blanco en un documento ..................

  • Página 7: Descripción General De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing) En esta sección se ofrece una descripción general de las características y funciones de archivos electrónicos (e-Filing). Características de archivos electrónicos (e-Filing)..............8 Funciones de archivos electrónicos (e-Filing)..............10 Funciones que se pueden realizar con este equipo ...................10 Funciones que se pueden realizar con un PC cliente..................11...

  • Página 8: Características De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    Características de archivos electrónicos (e-Filing) La utilidad de archivos electrónicos, e-Filing, se instala en el dispositivo de almacenamiento interno del equipo. Permite almacenar documentos, así como imprimir, editar y gestionar los documentos almacenados. En esta sección se describe el sistema de archivos electrónicos (e-Filing) para almacenar documentos. Panel de control PC cliente Los documentos se...
  • Página 9 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing)  Para usar las funciones de fax, debe estar instalada la unidad de fax.  En función de la cantidad de datos almacenados en archivos electrónicos (e-Filing), es posible que deba pasar un tiempo desde el encendido del equipo hasta que se puedan usar los archivos electrónicos. ...

  • Página 10: Funciones De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    Funciones de archivos electrónicos (e-Filing)  P.10 “Funciones que se pueden realizar con este equipo”  P.11 “Funciones que se pueden realizar con un PC cliente”  Funciones que se pueden realizar con este equipo A continuación figura una lista de funciones de archivos electrónicos (e-Filing) que puede realizar con el panel táctil. Para obtener detalles sobre el funcionamiento, consulte las referencias que se indican abajo.

  • Página 11: Funciones Que Se Pueden Realizar Con Un Pc Cliente

    1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing)  Funciones que se pueden realizar con un PC cliente A continuación figura una lista de las funciones de archivos electrónicos (e-Filing) que se pueden realizar con un PC cliente (utilidad Web de archivos electrónicos, e-Filing). Para obtener detalles sobre el funcionamiento, consulte las referencias que se indican abajo.
  • Página 12 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing)  Es posible importar los documentos de archivos electrónicos (e-Filing) en un PC cliente mediante el controlador TWAIN y el Descargador de archivos.  Es posible hacer una copia de seguridad o restablecer documentos de archivos electrónicos (e-Filing) y otra configuración de archivos electrónicos (e-Filing) con la utilidad de copia de seguridad y restablecimiento de archivos electrónicos.
  • Página 13 OPERACIONES CON ESTE EQUIPO En esta sección se describen las funciones de archivos electrónicos (e-Filing) que se pueden realizar con el panel de control de este equipo. Impresión de documentos....................14 Impresión de un documento completo......................14 Impresión de prueba ............................17 Almacenamiento de documentos..................19 Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-Filing)................19 Escaneado en archivos electrónicos (e-Filing) ....................24 Cancelación de trabajos ....................26...

  • Página 14: Impresión De Documentos

    Impresión de documentos Es posible imprimir los documentos almacenados en archivos electrónicos (e-Filing) con el panel táctil de este equipo.  P.14 "Impresión de un documento completo"  P.17 "Impresión de prueba"  Impresión de un documento completo Es posible imprimir un documento completo. Pulse [e-Filing] en la pantalla de inicio.
  • Página 15 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Seleccione el documento. Para cambiar la configuración de impresión, pulse [Config. (Settings)]. Para ejecutar la impresión sin cambiar la configuración, pulse [Imprimir (Print)]. Si pulsa [Config. (Settings)], vaya al paso 5. Si pulsa [Imprimir (Print)], se iniciará la impresión. Si desea eliminar un trabajo para cancelar la impresión, consulte la siguiente sección.
  • Página 16 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Cambie la configuración de impresión según sea necesario. Para e-STUDIO5005AC Series, e-STUDIO5008A Series, e-STUDIO7506AC Series, e-STUDIO8508A Series Para e-STUDIO5008LP Series Puede configurar los valores de impresión como se describe abajo. Realice las tareas apropiadas. Estas tareas de configuración son iguales a las realizadas en los modos de copia.

  • Página 17: Impresión De Prueba

    2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Pulse [Imprimir (Print)]. Si desea eliminar un trabajo para cancelar la impresión, consulte la siguiente sección.  P.26 "Cancelación de trabajos"  Impresión de prueba Se pueden imprimir páginas específicas de un documento para comprobarlo. Pulse [e-Filing] en la pantalla de inicio. Seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos que desea imprimir.
  • Página 18 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Seleccione esta opción para especificar el tóner que se usará para la impresión.  [Azul borrable (Erasable Blue)]: Los originales se imprimen con tóner azul borrable.  [Negro (Black)]: Los originales se imprimen en blanco y negro. Solo está...

  • Página 19: Almacenamiento De Documentos

    Almacenamiento de documentos Es posible almacenar los documentos en archivos electrónicos (e-Filing) con el panel táctil de este equipo.  P.19 "Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-Filing)"  P.24 "Escaneado en archivos electrónicos (e-Filing)"  Almacene los documentos confidenciales en un buzón de usuario protegido con una contraseña. ...
  • Página 20 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Pulse [Almac. (Storage)] en la pantalla de copia. Pulse [Almacenar en e-Filing (Store To e-Filing)]. Pulse [Buz./carpeta (Box / Folder)]. 20 Almacenamiento de documentos...
  • Página 21 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Seleccione el buzón donde desea almacenar los datos. También puede especificar el número de buzón (3 dígitos).  Introducción de la contraseña Si se ha configurado una contraseña para el buzón de usuario seleccionado, aparece la pantalla de introducción de contraseña.
  • Página 22 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Cambie el nombre del documento según sea necesario y pulse [Aceptar (OK)].  Cambio del nombre de los documentos Introduzca el nombre del documento (hasta 64 caracteres) en [Nombre doc. (Document Name)] y pulse [Aceptar (OK)]. ...
  • Página 23 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Copia del siguiente original (copia) En función de cómo esté colocado el original, puede aparecer o no la pantalla de confirmación para copiar el siguiente original. Repita el procedimiento de abajo las veces que sea necesario. Cuando finalice el escaneado de la última página del original, pulse [Fin trab.

  • Página 24: Escaneado En Archivos Electrónicos (E-Filing)

    2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO  Escaneado en archivos electrónicos (e-Filing) Es posible escanear y almacenar documentos en archivos electrónicos (e-Filing). Si importa un original como una imagen en un PC cliente, se recomienda almacenar el documento con la función Esc. en e-Filing (Scan To e-Filing). Para usar esta función, se necesita la función de escaneado.
  • Página 25 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Hinweis El número admitido de trabajos de escaneado reservados varía en función de la configuración. Si los trabajos reservados superan el número correspondiente, aparecerá un mensaje para indicar que ya no se pueden realizar más reservas. En dicho caso, espere a que se reduzca el número de trabajos de escaneado reservados o elimine los trabajos reservados innecesarios (trabajos de escaneado).

  • Página 26: Cancelación De Trabajos

    Cancelación de trabajos  P.26 "Cancelación de trabajos activos"  P.26 "Eliminación de trabajos de impresión"  Cancelación de trabajos activos Si desea cancelar la impresión o el escaneado activo de un documento, pulse [Parar (Stop)].  Eliminación de trabajos de impresión Siga el procedimiento siguiente para detener la impresión o el escaneado de un documento (eliminar trabajos de impresión).

  • Página 27: Eliminación De Documentos

    Eliminación de documentos Es posible eliminar documentos de archivos electrónicos (e-Filing) con el panel táctil de este equipo. Hinweis La función de archivos electrónicos (e-Filing) no se ha diseñado para guardar documentos de forma permanente. Elimine los documentos no necesarios inmediatamente. Si elimina una carpeta o un buzón, también se eliminarán todos los documentos de la carpeta o el buzón.
  • Página 28 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Pulse [Eliminar (Delete)] para eliminar el documento seleccionado. Puede cancelar la eliminación del documento seleccionado si pulsa [Cancelar (Cancel)]. 28 Eliminación de documentos...

  • Página 29: Gestión De Buzones De Usuario Y Carpetas

    Gestión de buzones de usuario y carpetas Es posible gestionar los buzones de usuario y las carpetas de archivos electrónicos (e-Filing) con el panel táctil de este equipo.  P.29 "Creación de buzones de usuario"  P.30 "Edición de buzones de usuario" ...

  • Página 30: Edición De Buzones De Usuario

    2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Hinweis Si la contraseña introducida no sigue la directiva de contraseñas, aparecerá un mensaje de advertencia. Escriba la contraseña correcta. Para obtener información sobre la directiva de contraseñas, consulte la Guía de TopAccess.  Edición de buzones de usuario Es posible cambiar el nombre y la contraseña de un buzón de usuario registrado.

  • Página 31: Eliminación De Buzones De Usuario Y Carpetas

    2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO  Eliminación de buzones de usuario y carpetas Es posible eliminar buzones de usuario y carpetas. Hinweis Si elimina una carpeta o un buzón, también se eliminarán todos los documentos de la carpeta o el buzón. Pulse [e-Filing] en la pantalla de inicio.
  • Página 32 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Pulse [Eliminar (Delete)] para eliminar el buzón o la carpeta que ha seleccionado. Puede cancelar la eliminación del buzón o la carpeta seleccionados si pulsa [Cancelar (Cancel)]. 32 Gestión de buzones de usuario y carpetas...

  • Página 33: Capítulo 3 Operaciones Con Un Pc Cliente

    OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Esta sección explica cómo usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) con un PC cliente. Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) ..........34 Exploradores web compatibles...........................34 Configuración de Microsoft Edge ........................34 Conceptos básicos de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing).......36 Inicio de sesión como usuario..........................36 Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) ..........37...

  • Página 34: Antes De Usar La Utilidad Web De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) Antes de utilizar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing), compruebe lo siguiente en el PC.  P.34 "Exploradores web compatibles"  P.34 "Configuración de Microsoft Edge" Hinweis La utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) solo se admite en PC con Windows. No se puede utilizar en un ordenador con Mac u otro sistema operativo.
  • Página 35 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Configure [Bloquear ventanas emergentes (Block pop-ups)] como [Desactivado (Off)]. Seleccione [No bloquear cookies (Don't block cookies)] en la opción [Cookies]. Salga de Microsoft Edge y vuelva a iniciarlo antes de acceder a la utilidad de archivos electrónicos (e-Filing).

  • Página 36: Conceptos Básicos De La Utilidad Web De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    Web de archivos electrónicos (e-Filing). Hinweis Si introduce una contraseña de autenticación no válida varias veces para iniciar sesión en el dispositivo MFP TOSHIBA, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado.

  • Página 37: Menús De La Utilidad Web De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) La interfaz de usuario de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) se compone de tres fichas principales que están situadas en la esquina superior derecha de la ventana del explorador Web: la ficha [Documentos (Documents)], la ficha [Preferencias (Preferences)] y la ficha [Administración (Administration)].
  • Página 38 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE - Iconos de documento : Este icono indica que el documento se almacenó con una operación de impresión. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está...

  • Página 39: Ficha [Preferencias (Preferences)]

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Ficha [Preferencias (Preferences)] La ficha [Preferencias (Preferences)] está disponible para todos los usuarios. Permite establecer la configuración de visualización de los documentos, así como el número de imágenes en miniatura que se muestran en la pantalla. Vista de documento predeterminada (Default Document View) Puede seleccionar Vista en miniatura (Thumbnail view) o Vista de lista (List view).

  • Página 40: Gestión De Buzones De Usuario Y Carpetas

    Gestión de buzones de usuario y carpetas La utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) ofrece dos tipos de buzones: el buzón público y el buzón de usuario. Cada usuario puede crear un buzón de usuario propio, así como crear un nivel de carpeta en cada buzón. En esta sección se ofrecen explicaciones de las siguientes operaciones: ...

  • Página 41: Creación De Carpetas

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  [Contraseña de buzón (Box Password)] / [Confirmar la contraseña nueva (Retype Password)]: Si desea proteger el buzón con una contraseña, introduzca una contraseña en los cuadros. El buzón de usuario creado aparece en la sección Documento (Document). Los usuarios pueden configurar las propiedades avanzadas de cada buzón, como, por ejemplo, el tiempo de conservación de los documentos en el buzón y las funciones de notificación de correo electrónico.
  • Página 42 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Seleccione [Archivo (File)] > [Nueva carpeta (New Folder)]. Aparece la ventana Nueva carpeta (New Folder). Introduzca el nombre de la carpeta y haga clic en [Aceptar (OK)]. La carpeta creada aparece debajo del buzón seleccionado en la sección Documento (Document). Hinweis Los nombres de carpeta pueden contener cualquier carácter ASCII excepto: \ / <...

  • Página 43: Eliminación De Buzones De Usuario Y Carpetas

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Eliminación de buzones de usuario y carpetas Esta operación permite eliminar buzones de usuario y carpetas.  Las carpetas del buzón público se pueden eliminar, pero no es posible eliminar el propio buzón público. ...

  • Página 44: Cambio Del Nombre De Los Buzones De Usuario Y Las Carpetas

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en [Aceptar (OK)]. Se eliminan las carpetas seleccionadas.  Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas Esta operación permite cambiar el nombre de los buzones de usuario y las carpetas. ...
  • Página 45 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Para cambiar el nombre de un buzón de usuario, seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Para cambiar el nombre de una carpeta, active la casilla de la carpeta cuyo nombre desea cambiar y seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Aparece la ventana Cambiar nombre de buzón (Rename Box).

  • Página 46: Modificación Y Visualización De Las Propiedades De Buzones De Usuario Y Carpetas

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas Esta operación le permite ver y modificar las propiedades de los buzones de usuario, como la contraseña del buzón y el período de mantenimiento para que se eliminen automáticamente los documentos, así como la configuración de las notificaciones por correo electrónico.
  • Página 47 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Si desea editar las propiedades del buzón, haga clic en [Modificar propiedades (Change Properties)]. Aparece la ventana Modificar propied. del buzón (Change Box Properties). Si no necesita cambiar las propiedades del buzón, pulse [Aceptar (OK)] en la pantalla de arriba para finalizar la operación. Especifique las siguientes opciones según sea necesario y pulse [Guardar (Save)].

  • Página 48: Visualización De Propiedades De Carpeta

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Hinweis Si un documento se elimina automáticamente con la función [Eliminar documento automáticamente (Delete document automatically)], el historial de eliminación no se almacena en el registro. Para obtener información sobre los registros, consulte la Guía de TopAccess. Si olvida la contraseña antigua, puede introducir la contraseña del administrador en el cuadro [Contraseña antigua (Old Password)] en lugar de la contraseña antigua.
  • Página 49 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active la casilla de verificación de la carpeta cuyas propiedades desea ver y seleccione [Archivo (File)] > [Propiedades (Properties)]. Aparece la ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties). En la ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties), puede ver las propiedades de la carpeta. ...

  • Página 50: Gestión De Documentos

    Gestión de documentos La utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) le permite gestionar los documentos almacenados en el sistema de archivos electrónicos (e-Filing). En esta sección se ofrecen explicaciones de las siguientes operaciones:  P.50 "Visualización de documentos"  P.51 "Cambio del nombre de los documentos" ...

  • Página 51: Utilización De La Vista Lista (List)

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Utilización de la vista Lista (List) Esta vista muestra los nombres de buzón, de carpeta o de archivo junto con las propiedades y las casillas de verificación en forma de una lista. Esta vista resulta más cómoda que la vista de miniatura para gestionar los buzones y las carpetas que contienen un gran número de archivos.
  • Página 52 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active la casilla de verificación del documento al que desea cambiar el nombre y seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Se abre la ventana Cambiar nombre de documento (Rename Document). Los usuarios también pueden cambiar el nombre de un documento si lo seleccionan en la sección Documento (Document) y después seleccionan [Archivo (File)] >...

  • Página 53: Eliminación De Documentos

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Eliminación de documentos Esta operación permite eliminar documentos de un buzón o una carpeta. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos que desea eliminar. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication).

  • Página 54: Impresión De Documentos

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Impresión de documentos Es posible imprimir documentos e imágenes de buzones y carpetas en la utilidad Web de archivos electrónicos (e- Filing). Hay disponibles dos formas para imprimirlos:  P.54 "Impresión de un documento completo" ...
  • Página 55 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Seleccione las siguientes opciones de impresión según sea necesario y haga clic en [Imprimir (Print)].  Dúplex (Duplex): Seleccione esta opción si desea que el documento se imprima en ambas caras del papel. Puede seleccionar Libro (Book) o Bloc (Tablet). ...
  • Página 56 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Número de página (Page Number): Seleccione si se van a imprimir los números de página en las páginas. - Posición (Position): Seleccione dónde se van a imprimir los números de página en las páginas. Cuando desee imprimir los números de página, seleccione la ubicación en la que se hará.
  • Página 57 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Al hacer clic en [Imprimir (Print)], se imprime el documento y aparece la ventana de resultados de impresión.  Al hacer clic en [Cancelar (Cancel)], se cierra la ventana Impresión (Print) sin llevarse a cabo la impresión. ...
  • Página 58 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Hinweis También puede realizar una impresión de prueba del documento si lo selecciona en la sección Documento (Document) y después selecciona [Archivo (File)] > [Impresión de prueba (Test Print)]. Sin embargo, no puede imprimir páginas individuales aunque active las casillas de verificación de las páginas mostradas en la sección Contenidos.

  • Página 59: Almacenamiento De Documentos Con El Controlador De Impresora

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora Desde las aplicaciones que se ejecutan con el sistema operativo Windows, es posible enviar documentos como trabajos de impresión a la utilidad de archivos electrónicos (e-Filing) con el controlador de impresora. Los documentos se pueden guardar en el buzón público o en un buzón de usuario.

  • Página 60: Almacenamiento De Un Trabajo De Impresión En Un Buzón De Usuario

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Pulse [...] junto al cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Aparece el cuadro de diálogo [Almacenar en arch. elec. (Store to e-Filing)]. Seleccione [Buzón público (Public Box)] para guardar el trabajo de impresión y haga clic en [Aceptar (OK)].
  • Página 61 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Seleccione el tipo de trabajo de impresión en la ficha [Básico (Basic)]. Seleccione [Almacenar en arch. elect. (Store to e-Filing)] en el cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Seleccione otras opciones de impresión si es necesario. ...

  • Página 62: Archivado De Documentos

     P.62 "Descarga de un documento archivado"  P.64 "Carga de documentos archivados" Los ficheros de archivo son compatibles con dispositivos MFP TOSHIBA de la misma serie, no con los de otras series.  Descarga de un documento archivado Es posible archivar los documentos en el buzón y descargarlos en el PC. Utilice esta función para crear un archivo de copia de seguridad de los documentos en archivos electrónicos (e-Filing).
  • Página 63 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active la casilla de verificación del documento que desea archivar y seleccione [Archivo (File)] > [Archivar documento (Archive Document)]. Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Hinweis Los usuarios también pueden archivar un documento si lo seleccionan en la sección Documento (Document) y después seleccionan [Archivo (File)] >...

  • Página 64: Carga De Documentos Archivados

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en [Cerrar (Close)].  Carga de documentos archivados Si tiene ficheros archivados que se han descargado desde el equipo en el PC, podrá cargarlos en archivos electrónicos (e-Filing). Cuando cargue los ficheros archivados, éstos se extraerán de forma automática y los documentos se crearán en el buzón especificado.
  • Página 65 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en [Examinar (Browse)]. Aparece el cuadro de diálogo para seleccionar el archivo que cargar. Seleccione el fichero archivado que desea cargar y haga clic en [Abrir (Open)]. Volverá a aparecer la ventana Cargar documento archivado (Upload Archived Document) y se mostrará la ruta de carpeta del archivo seleccionado en el cuadro [Fichero archiv.

  • Página 66: Envío Como Correo Electrónico

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE La ventana Cargar documento archivado (Upload Archive Document) muestra el progreso del proceso de carga. Durante el proceso de carga, podrá salir de dicho proceso si hace clic en [Cancelar (Cancel)]. Cuando finalice la carga del fichero archivado, aparecerá el mensaje "El documento se ha cargado correctamente (Your document has been uploaded successfully)".
  • Página 67 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [Aceptar (OK)]. Hinweis Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará...
  • Página 68 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Especifique las opciones necesarias y haga clic en [Enviar (Send)]. [A: Configuración de destino (TO: Destination Setting)]: Haga clic en este botón para especificar el destino. Al hacer clic en este botón, aparece la página Lista de destinatarios (Recipient List). Para obtener instrucciones sobre cómo especificar el destino, consulte la siguiente sección: ...
  • Página 69 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE - 128-bit RC4: Seleccione esta opción para configurar un nivel de cifrado compatible con Acrobat 5.0, PDF V1.4. - 128-bit AES: Seleccione esta opción para configurar un nivel de cifrado compatible con Acrobat 7.0, PDF V1.6. ...

  • Página 70: Configuración De Destino

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Configuración de destino En la página Lista de destinatarios (Recipient List), puede especificar los destinos a los que enviar los documentos de archivos electrónicos (e-Filing) como un correo electrónico. Para especificar los destinatarios, puede introducir manualmente las direcciones de correo electrónico, seleccionar los destinatarios o los grupos de destinatarios en la libreta de direcciones o buscar los destinatarios en el servidor LDAP.
  • Página 71 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Selección de los destinatarios desde la libreta de direcciones Siga los pasos siguientes para seleccionar los destinatarios desde la libreta de direcciones. Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List).
  • Página 72 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Selección de los grupos desde la libreta de direcciones Siga los pasos siguientes para seleccionar los grupos desde la libreta de direcciones. Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List).
  • Página 73 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Búsqueda de destinatarios en el servidor LDAP Siga los pasos siguientes para buscar los destinatarios en el servidor LDAP registrado. Para buscar destinatarios en el servidor LDAP, es necesario que el administrador configure el servicio de directorio con TopAccess en modo de administrador.
  • Página 74 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active las casillas Correo electrónico (Email) de los usuarios que desea agregar y haga clic en [Z (Add)]. Los destinatarios seleccionados se agregan a la página Lista de destinatarios (Recipient List). Puede eliminar los contactos añadidos a la Lista de destinatarios (Recipient List) antes de guardar la configuración de destino.

  • Página 75: Edición De Las Páginas De Los Documentos

    Edición de las páginas de los documentos La utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) permite hacer cambios en los documentos almacenados antes de imprimirlos. La utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing) ofrece tres botones de control de documentos: [Editar (Edit)], [Guardar (Save)] y [Cancelar (Cancel)].

  • Página 76: Visualización De Las Propiedades De Documentos Y

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Visualización de las propiedades de documentos y páginas Puede abrir las ventanas Propiedades de documento (Document Properties) y Propiedades de página (Page Properties) que contienen detalles de la página o del documento. Para abrir la ventana Propiedades de documento (Document Properties), active la casilla de verificación del documento y seleccione [Propiedades (Properties)] en el menú...

  • Página 77: Copia De Páginas De Un Documento A Otro

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Copia de páginas de un documento a otro Puede copiar o cortar páginas de un documento e insertarlas en otro. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea copiar o cortar. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication).
  • Página 78 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active las casillas de verificación de las páginas que desea copiar o cortar y seleccione [Editar (Edit)] > [Copiar (Copy)] o [Cortar (Cut)].  Si ha cortado páginas del documento, continúe en el paso siguiente cuando termine de cortar las páginas. ...
  • Página 79 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE En la sección Documento (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento en el que desee insertar las páginas copiadas. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication).
  • Página 80 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en el espacio existente entre las páginas en las que desea insertar las páginas copiadas. Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas sobre el que hizo clic anteriormente. Seleccione [Editar (Edit)] >...
  • Página 81 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)].  En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. ...

  • Página 82: Copia De Páginas De Un Documento A Un Buzón O A Una Carpeta

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta Puede copiar o cortar páginas de un documento y guardarlas en un buzón o en una carpeta como un nuevo documento. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea copiar o cortar.
  • Página 83 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active las casillas de verificación de las páginas que desea copiar o cortar y seleccione [Editar (Edit)] > [Copiar (Copy)] o [Cortar (Cut)].  Si ha cortado páginas del documento, continúe en el paso siguiente cuando termine de cortar las páginas. ...
  • Página 84 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE En la sección Documento (Document), seleccione el buzón o la carpeta donde desea almacenar las páginas copiadas. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [Aceptar (OK)]. Hinweis Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará...

  • Página 85: Eliminación De Páginas De Un Documento

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Eliminación de páginas de un documento Puede eliminar páginas de un documento. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea eliminar. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication).
  • Página 86 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active las casillas de verificación de las páginas que desea eliminar y seleccione [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en [Aceptar (OK)]. Las páginas seleccionadas se eliminan. Haga clic en [Guardar (Save)] para guardar el documento.

  • Página 87: Introducción De Una Página En Blanco En Un Documento

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Introducción de una página en blanco en un documento Puede insertar una página en blanco en un documento. Para las páginas en blanco, puede seleccionar un tamaño diferente. En la sección Documento (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento en el que desea insertar una página en blanco.
  • Página 88 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en el espacio entre las páginas entre las que desea insertar la página en blanco. Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas donde ha hecho clic anteriormente. Seleccione [Diseño (Layout)] > [Insertar página en blanco (Insert Blank Page)]. Aparece la ventana Insertar página en blanco (Insert Blank Page).
  • Página 89 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en [Guardar (Save)]. Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)].  En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá...

  • Página 90: Movimiento De Páginas En Un Documento

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Movimiento de páginas en un documento Puede mover las páginas de un documento con el fin de reorganizar el orden de las páginas. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea reorganizar.
  • Página 91 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Active las casillas de verificación de las páginas que desea mover entre otras páginas y seleccione [Editar (Edit)] > [Cortar (Cut)]. Las páginas seleccionadas se copian al portapapeles y se eliminan del documento. Hinweis No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-Filing). Haga clic en el espacio existente entre las páginas en las que desea insertar las páginas copiadas.
  • Página 92 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Una vez reorganizadas las páginas, haga clic en [Guardar (Save)]. Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)].  En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá...

  • Página 93: Movimiento Y Fusión De Documentos

    Movimiento y fusión de documentos Es posible mover documentos entre los diferentes buzones y carpetas. Además, también es posible combinar varios documentos en un único documento.  P.93 "Movimiento de documentos"  P.95 "Fusión de documentos"  Movimiento de documentos Es posible mover un documento de un buzón o una carpeta a otro buzón o carpeta para facilitar la gestión de los documentos.
  • Página 94 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE En la sección Documento (Document), seleccione el buzón o la carpeta en la que desea pegar los documentos. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [Aceptar (OK)]. Hinweis Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará...

  • Página 95: Fusión De Documentos

    3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE  Fusión de documentos Puede copiar un documento e insertar sus páginas en otro documento. El documento que desea insertar es el documento de origen y el documento con el que desea fusionarlo (o combinarlo) es el documento de destino. En la sección Documento (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos de origen.
  • Página 96 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE En la sección Documento (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento de destino. Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [Aceptar (OK)]. Hinweis Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará...
  • Página 97 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Haga clic en el espacio existente entre las páginas donde desea fusionar los documentos. Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas donde ha hecho clic anteriormente. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. Los documentos copiados se fusionan entre las páginas especificadas.
  • Página 98 3.OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)].  En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. ...

  • Página 99: Administración Del Sistema De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing) Esta sección contiene explicaciones para los administradores del dispositivo. Los usuarios generales no es necesario que lean esta sección. En esta sección se describe la función de administración del sistema de archivos electrónicos (e-Filing). Administración del sistema .....................

  • Página 100: Administración Del Sistema

    Administración del sistema En esta sección se describe la administración del sistema de las funciones de archivos electrónicos (e-Filing).  P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema"  P.101 "Información sobre la pantalla del administrador"  P.102 "Gestión de un dispositivo de almacenamiento interno en la utilidad de archivos electrónicos (e-Filing)" ...

  • Página 101: Información Sobre La Pantalla Del Administrador

    4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing)  Información sobre la pantalla del administrador La ficha [Administración (Administration)] permite al administrador del sistema gestionar los datos de archivos electrónicos (e-Filing). La ficha [Administración (Administration)] solo está visible cuando se inicia sesión como administrador del sistema.

  • Página 102: Gestión De Un Dispositivo De Almacenamiento Interno En La Utilidad De Archivos Electrónicos (E-Filing)

    4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing)  Gestión de un dispositivo de almacenamiento interno en la utilidad de archivos electrónicos (e-Filing) El administrador debe supervisar periódicamente los archivos electrónicos (e-Filing) para asegurarse de que hay suficiente espacio en el dispositivo de almacenamiento interno para llevar a cabo las tareas de todos los días. Los administradores pueden gestionar los buzones de usuario, carpetas y documentos de la misma manera que los usuarios generales.

  • Página 103: Desbloqueo De Buzones De Usuario

    4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing) Haga clic en [Aceptar (OK)]. Los buzones de usuario seleccionados se eliminan de la utilidad de archivos electrónicos (e-Filing).  Desbloqueo de buzones de usuario Cuando la opción Configuración de bloqueo (Lockout Setting) se configura como "Activar (Enable)" en Directiva de contraseña (Password Policy) en e-Filing, al introducir una contraseña de buzón de usuario incorrecta un número especificado de veces de forma consecutiva, el buzón de usuario se bloquea y no se puede usar durante un determinado tiempo.
  • Página 104 4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-Filing) 104 Administración del sistema...

  • Página 105: Índice Alfabético

    ÍNDICE ALFABÉTICO Símbolos Desplaz. margen (Shift Margin) Atrás (Back) ..............56 [número de la primera página] [número de la última página] Delante (Front) ............. 56 Páginas (Pages)............58 Destino (Destination) ............55 Dirección de correo electrónico (Email Address) ..47 [Administración (Administration)], ficha .....
  • Página 106 Introducción de hoja/portada (Cover/Sheet Insertion) Insertar páginas (Insert Pages) ........56 Ver (View) ................. 75 Intercalar páginas (Interleave Pages)......56 Vista de documento predeterminada Usar contraportada (Use Back Cover) ......56 (Default Document View)..........39 Usar portada (Use Front Cover) ........56 Visualización de propiedades de carpeta ......
  • Página 107 e-STUDIO3508LP/4508LP/5008LP...

  • Página 108: Guía De Archivado Electrónico

    SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES EN COLOR / SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES Guía de Archivado Electrónico 1-11-1, OSAKI, SHINAGAWA-KU, TOKYO, 141-8562, JAPAN ©2016, 2017 TOSHIBA TEC CORPORATION Reservados todos los derechos Ver04 2017-05 Patente; http://www.toshibatec.com/en/patent/...

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